GÖZLEM GIDA KONTROL VE ARAŞTIRMA LABORATUVARLARI ANALİZ HİZMET SÜRECİ ESASLARI

KISALTMALAR
GGKAL        : Gözlem Gıda Kontrol ve Araştırma Laboratuvarları
Hizmet         : GGKAL tarafından verilen test/analiz,
Müşteri         : GGKAL'dan hizmet almak isteyen veya alan kurumlar, kuruluşlar ve şahıslar
Numune       : Analiz yapılmak üzere GGKAL'a gelen ürün
Teklif            : Yapılacak analiz ile ilgili bilgileri, metotları, ücreti ve  verilen diğer hizmetlerle ilgili detayları  içeren doküman

Bu belge, GGKAL ile müşterileri arasındaki  çalışmaların esaslarını ve sorumlulukları kapsar.

1. GGKAL
GGKAL, T.C Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı'nın 14.04.2003 tarihli 016 sicil numaralı kuruluş ve 08.01.2004 tarihli 00017 numaralı faaliyet iznine sahiptir. Laboratuvarlarımız, "ISO/IEC 17025 Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği" standardına göre akredite edilmiştir.

2. HİZMET KAPSAMI
Gıda sektörüne yönelik fiziksel/kimyasal/mikrobiyolojik/moleküler biyolojik analiz hizmetleri ile  danışmanlık, denetim ve eğitim hizmetleri verilmektedir. Ayrıca gıda sanayine yönelik ar-ge çalışmaları da yapılmaktadır

Gözlem Gıda Kontrol ve Araştırma Laboratuvarları   Kozyatağı , Bayar Cad. No:78  34736  Kadıköy - İstanbul   Tel: 0 216 464 44 12 Pbx  Fax:0 216 464 44 58    E-mail: gozlem@gozlemgidalabs.com



3. HİZMET TALEBİ
GGKAL'den yazılı veya sözlü olarak hizmet talebinde bulunulduğunda, müşteri yetkilisi tarafından talep edilen hizmet ile ilgili teklif hazırlanarak müşteriye ulaştırılır. Teklif, yapılacak hizmetin detaylı bilgilerini, ücreti ve teklif geçerlilik süresini kapsar. 

Analiz fiyat teklifinin onaylanması durumunda müşteri, talep ettiği hizmeti belirten bir dilekçe ile numunesini elden veya kargo ile GGKAL'na ulaştırır.

Yazılı teklif istemeden veya yazılı teklifi onaylamadan laboratuvara numune gönderilmesi durumunda ve aksi belirtilmedikçe müşteri, laboratuvarın yapacağı analizlere ait metotları, analiz raporlandırma süresini ve laboratuvarın mali /hukuki şartlarını kabul etmiş sayılır.

Talep edilen hizmeti belirten dilekçe GGKAL'na ulaştıktan sonra ilgili işlemlere başlanır. Dilekçe bağlayıcı nitelikte olup müşteri istek ve onayının belgesidir. Talep edilen hizmetin (test/analiz) iptali söz konusu olduğunda, numune GGKAL'ya ulaştıktan en geç 1 gün içerisinde, müşteri tarafından GGKAL'ya yazılı bildirimde bulunulmalıdır.  Bu süre aşıldığında test/analiz'e ait bedelin tamamı alınır. Teklifte yapılan değişiklikler yazılı olmadıkça geçerlilik taşımaz.

4. HİZMET AKIŞI
GGKAL'na ulaştırılan numune, test/analize alınması için uygun olmayan şartlarda ise müşteriye bilgi verilir. Numunelerin GGKAL'na transferi sırasında oluşabilecek olumsuz şartlar ve hasarlardan dolayı GGKAL sorumlu tutulamaz. Numunenin kabulünden sonraki sorumluluk GGKAL'na aittir. Uygulanan analiz yöntemlerinin doğruluğundan GGKAL sorumludur.

Raporlandırma süresi analize göre değişmekle birlikte maksimum 14 iş günüdür. Normal raporlandırma ve hızlandırılmış raporlandırma süresi için GGKAL'dan bilgi alınır. Müşteri isteğine bağlı olarak hızlı raporlandırma talep edildiğinde %50 fiyat artışı uygulanır.  Müşteri talebine bağlı olarak istenilen yerden numunelerin alımı GGKAL personeli tarafından prosedürlere uygun olarak yapılabilmektedir. Şahit numuneler farklı bir uygulama talep edilmediği sürece laboratuvara ulaştığı tarihinden itibaren maksimum 2 ay saklanır. Ancak bu süre içerisinde analize alınması elverişli olmayan,  fiziksel, kimyasal ve mikrobiyolojik olarak bozunabilen numuneler saklama süresi bitimi beklemeksizin imha edilirler.

Numunenin kabulünden sonra müşteri tarafından analiz iptal edilmek istendiğinde herhangi bir analitik işlem başlamamış ise analiz iptal edilerek ücret talep edilmez. Numunenin analize alınması durumunda çalışılan analizlerin ücreti talep edilir ve analiz raporu müşteriye gönderilir.
Diğer müşterilerin gizliliğinin sağlanması kaydıyla, müşterilerin problemlerini çözmek, laboratuvarın kendi performansının izlenmesine izin vermek hususunda GGKAL müşterileri ile işbirliği yapar.

Müşterilerin laboratuvarın izin verilen alanlarına  girişi için GGKAL aşağıdaki kuralları uygular.

-  Müşteri mail veya yazılı olarak laboratuvar  alanlarını  ziyaret etme talebini İş Geliştirme Birimine iletmelidir.
-  Talep; ziyaret nedeni, ziyaret tarihi, ziyaret edecek kişilerin bilgisini ve sayısını içermelidir.
-  GGKAL; müşterinin laboratuvar alanlarına girişine onay verdikten sonra ziyaret tarihi için mutabakat sağlanmalıdır.
-  Ziyarette bulunan müşteriye  "Ziyaretçi Gizlilik Taahhütnamesi" ve "Laboratuvarda Uyulması Gereken Genel Güvenlik Kuralları" laboratuvara girişten önce imzalatılarak müşterinin laboratuvara girişine izin verilir.

GGKAL, müşteriler ile iyi iletişimin sürdürülmesi, teknik konularda tavsiyelerde bulunulması,  kılavuzluk yapılması, sonuçların dayandırıldığı görüşler ve yorumlar hakkında müşterilerin bilgilendirilmesi için tüm desteği sağlamaktadır.  
Müşterilerin talep etmesi durumunda; kendi analizleri ile ilişkili deney raporlarını GGKAL yetkilileri ile birlikte gözden geçirebilir.
Gözden geçirme işleminin sağlanabilmesi için aşağıda belirtilen yol izlemelidir.
-    Müşteri mail veya yazılı olarak gözden geçirme talebini İş Geliştirme Birimine iletmelidir.
-    Talep; gözden geçirme nedenini, rapor numarasını, ziyaret tarihi, ziyaret edecek kişilerin bilgisini ve sayısını içermelidir.
-    Ziyaret tarihi uygunluğu konusunda bilgilendirme yapılarak mutabakat sağlanmalıdır.

GGKAL, müşterinin istemesi durumunda doğrulama amaçlı olarak deney numunelerinin hazırlaması, ambalajlaması ve gönderilmesini için aşağıdaki yolu izler.

- Müşteri mail veya yazılı olarak doğrulama amaçlı olarak numune bilgilerini içeren talebini İş Geliştirme Birimine iletmelidir.
- Talebin uygun görülmesi durumunda numune müşteriye uygun koşullarda kargo ile  veya elden teslim edilir  

5.UZUN DÖNEMLİ RROJELER
Uzun dönemli projeler için sözleşmeler hazırlanmaktadır. Bu sözleşmeler tarafların sorumluluklarını, iş akışını ve hizmetin içeriğini kapsamaktadır. Aksi talep edilmediği sürece test/analiz hizmetlerinde GGKAL'ın uyguladığı metotlar kullanılır. Uygulanan analiz yöntemlerinin doğruluğundan GGKAL sorumludur. Sözleşme süresi ve fiyat artış oranları tarafların karşılıklı mutabakatı ile belirlenir.

6.SONUÇLARIN RAPORLANDIRILMASI
Raporlar, teklifte belirtilmiş test/analiz ya da diğer GGKAL hizmetlerini, analiz sonuçlarını, metotlarını, müşteri/numune bilgilerini içermektedir. Hesaplanmış ise LOD, LOQ, Geri Kazanım ve  belirsizlik değerleri analiz raporuna eklenebilmektedir.

Sadece bir orijinal rapor basılmaktadır. Raporun kaybolması durumunda ya da istendiğinde "Aslı Gibidir" kaşeli bir adet kopyası verilebilmekte ve bu koşullar dışında rapor çoğaltılmamaktadır. Raporlar talebe bağlı olarak İngilizce hazırlanabilmektedir.

Raporlardaki sonuçlar yalnız analiz edilen numuneye  aittir. Analiz raporları adli ve idari işlemlerde kullanılamaz, GGKAL izni olmadan yayınlanamaz ve çoğaltılamaz. Raporlarda sonradan yapılacak değişikliklerde yeni revizyon numaralı analiz raporu hazırlanmakta ve eski raporun GGKAL'a tesliminden sonra yeni rapor basılmaktadır. Raporlar faks, e-posta, elden veya kargo ile müşteriye iletilmektedir. Raporun müşteriye teslim edilmesinden sonra hasar/kayıp sorumluluğu müşteriye aittir. Test/Analiz sonuçlarına itiraz raporun müşteriye tesliminden sonra 7 iş günü  içerisinde GGKAL'a yazılı veya  sözlü olarak bildirilmelidir.

Analiz raporları Analiz Talep Formunda belirtilen faks veya e-posta adresine gönderilir. Analiz raporunun müşteriye gönderilmesinden sonra rapor  gizliliğinin sağlanması müşterinin sorumluluğundadır.

Doğal afet, yangın ve ekonomik kriz vb. olaylardan dolayı raporlandırma süresinin uzamasından GGKAL sorumlu tutulmaz.

7.NUMUNELERİN MUHAFAZASI, İMHASI VE İADESİ
Numunelerin analiz sonrası kalan kısmı; numunenin özelliğine göre oda sıcaklığında, buzdolabında veya derin dondurucuda raporun çıkmasını takiben Bakanlık numuneleri 15 gün, Özel İstek Numuneleri maksimum 2 ay süre ile muhafaza edilir. Analiz sonucu olumsuz çıkan ve orijinal ambalajında gelmeyen veya orijinal ambalaj özelliğini kaybetmiş olan hiçbir numunenin müşteriye iadesi yapılmaz.

8.ÖDEME PLANI
Analiz hizmetlerinde faturalar numune kabul tarihinde kesilmekte olup, rapor tesliminden önce tahsil edilir. Hizmet bedellerinin rapor tesliminden önce ödenmesi,  hizmetin zamanında teslimini garanti eder.

9.GİZLİLİK BEYANI
GGKAL, müşterinin yapı, durum ve faaliyetine ait özel bilgilerin ve analiz sonuçlarının gizliliğini korumayı, elde ettiği bilgileri 3. şahıslara vermemeyi taahhüt eder. GGKAL personeline gizlilik, tarafsızlık ve güvenilirlik ilkelerine uyma konusunda yaptırımlar uygulanmaktadır.

10.SÖZLEŞMEDEN DOĞAN ANLAŞMAZLIKLAR
Doğabilecek anlaşmazlıkların çözümlenmesinde İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkili olacaktır.


Untitled